Assinatura digital para médicos: principais benefícios para a gestão de documentos

Realizar a gestão de documentos pode ser difícil sem uma ferramenta integrada. Entenda o conceito, procedimentos de uso e principais benefícios da assinatura digital para médicos.

Um dos grandes benefícios trazidos pelas novas tecnologias para a área de saúde é a agilidade na gestão de documentos. Processos burocráticos que poderiam levar semanas e até meses para serem finalizados, hoje podem ser concluídos muito mais rapidamente, às vezes em tempo real.

A assinatura digital para médicos representa um avanço para a área de saúde, com significativa facilidade para a rotina dos profissionais e pacientes. O recurso começou a ter respaldo jurídico em 2001 por Medida Provisória, mas somente durante a pandemia do Covid-19, com a Lei n.º 14.510/2022, essa e outras ferramentas foram objeto de lei.

Acompanhe nos próximos tópicos como a assinatura digital pode ser uma grande aliada da boa gestão de clínicas na atualidade.

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O que é assinatura digital?

Assinatura digital é uma ferramenta capaz de validar documentos eletrônicos, como receitas médicas, atestados, laudos e tantos outros registros fundamentais para diversos procedimentos na área de saúde. Ao contrário de assinaturas em papel, a versão digital conta com chaves criptográficas específicas para cada médico, o que dificulta consideravelmente a falsificação.

Para que uma clínica ou consultório funcione de maneira correta e ofereça aos pacientes boa qualidade dos serviços, é indispensável a gestão de documentos, que consiste no envio, coleta e organização de assinaturas. A ferramenta digital torna simples e seguro o envio e recebimento de documentos, conferindo agilidade ao processo.

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Alguns recursos necessários para utilizar a assinatura digital:

• Chave pública e privada

A chave pública pode ser compartilhada para verificação de autenticidade da assinatura digital. Já a chave privada, pertence ao titular do certificado e é usada para assinar documentos.

• Certificado digital

Documento onde são armazenadas as informações sobre o titular, a chave pública e a entidade que emite o certificado.

• Token

Dispositivo físico (USB ou cartão) em que é armazenada a chave privada.

• Infraestrutura de Chave Pública (PKI)

A assinatura digital está fundamentada em uma infraestrutura de chave pública para validação dos documentos. A KPI reúne entidades para regulação, emissão, gerenciamento e revogação de certificados.
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Quando utilizar a assinatura digital para médicos?

Qualquer documento para realização de algum procedimento de atendimento, administrativo ou para atestar conformidade com regras estabelecidas por uma clínica, pode ser emitido e validado mediante assinatura digital. Confira na sequência os principais documentos que podem ser assinados digitalmente:

• Prontuário eletrônico: principais informações do histórico médico, diagnósticos feitos, tratamentos, exames, consultas, etc.;

• Receituários: prescrição de medicamentos aos pacientes, contendo detalhes sobre duração do tratamento e dosagem;

• Solicitação de exame: pedidos para exames laboratoriais ou de imagem (radiografias e ressonâncias magnéticas);

• Atestado médico: certificação de uma condição clínica, que pode ser direcionado para instituições de ensino e empregadores.

• Laudo: documento que contém a descrição completa dos elementos encontrados em exames;

• Formulário de consentimento: documento para que pacientes ou responsáveis autorizem tratamentos, cirurgias e outros procedimentos mais delicados.

• Termo de conformidade legal: documento que comprova o cumprimento de regulamentações e padrões de segurança (licenças, autorizações, permissões);

• Contratos de trabalho: documentos para admissão ou demissão de funcionários (médicos, enfermeiros, administrativos);

• Relatório Financeiro: registro contábil que contempla as despesas, receitas e pagamentos feitos pela clínica;

• Pedido de autorização de seguro de saúde: solicitação usada para obter autorização de planos para procedimentos ou tratamentos específicos.

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Além desses, outros documentos podem ser validados por assinatura digital, como histórico familiar e pessoa do paciente, faturas e recibos, documentos de recursos humanos para treinamento ou avaliação de desempenho. A quantidade e o tipo de documento podem variar conforme o tamanho da clínica, regras do contexto local ou especialidades médicas utilizadas.

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Diferença entre assinatura eletrônica e digital

Os conceitos de assinatura digital e eletrônica são relativamente próximos, mas contêm especificidades importantes para a operacionalização e segurança. A assinatura eletrônica pode envolver diversos métodos de assinatura digital, baseadas em código PIN ou biometria. A segurança varia conforme o método utilizado, alguns menos seguros do que a assinatura digital convencional. A conformidade legal deste tipo de assinatura costuma depender do método escolhido e das especificidades locais.
Já a assinatura digital utiliza criptografia para gerar assinatura única correspondente a cada documento. A segurança é muito mais completa do que a assinatura eletrônica, já que usa chaves públicas e privadas de autenticação. Assim, possui uma aceitação legal muito maior, geralmente reconhecida como equivalente à assinatura em papel.

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10 Benefícios da assinatura digital para clínicas médicas e profissionais de saúde

Dentre inúmeros benefícios da assinatura digital para médicos, seja em clínicas ou para profissionais autônomos, é possível destacar alguns que são mais recorrentes e determinantes para a garantia dos procedimentos e entrega de uma experiência melhor aos pacientes.

• Menos papel

Sem a impressão de documentos, há economia financeira e menor impacto ambiental;

• Otimização de tempo

Os documentos podem ser assinados de forma instantânea, conferindo celeridade aos procedimentos;

• Segurança no armazenamento

Normalmente os documentos ficam armazenados em nuvens com robustos sistemas de segurança e possibilidade de backup;

• Redução de erros

A assinatura digital evita problemas como a ilegibilidade de uma assinatura manual ou a perda de documentos;

• Eficiência operacional

Os processos da clínica se tornam automatizados, trazendo celeridade para as operações.

• Melhoria da experiência do paciente

O tempo do paciente também é otimizado, com o envio e recebimento ágil de documentos;

• Acessibilidade

Os documentos podem ser acessados e assinados de qualquer lugar ou dispositivo;

• Ganho de espaço

Com o armazenamento em nuvem, não há a necessidade de um espaço físico para guardar documentos;

• Integridade dos documentos

As tecnologias de segurança garantem que os documentos não podem ser alterados após a assinatura;

• Registro de auditoria

É possível identificar a autoria e a data da assinatura, facilitando em questões judiciais.

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Conclusão

Inegavelmente, a assinatura digital favorece a boa qualidade da prestação de serviços na área de saúde, trazendo benefícios para as finanças e a imagem do negócio.
Para implantar essa ferramenta na rotina de uma clínica é fundamental entender as necessidades do negócio, já que podem determinar o método de assinatura.
Também dispor de uma plataforma confiável, com tempo e domínio de atuação na área de saúde, que possa prestar um serviço seguro e integrado a outros recursos digitais importantes para o funcionamento da clínica.

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Descubra como transformar a rotina de sua clínica com a praticidade e segurança de uma assinatura digital.

‍→ Como implementar a assinatura digital em minha clínica?