A complexidade da gestão de um negócio na área de saúde somada à complexidade tributária do Brasil proporciona uma experiência cada vez mais difícil para médicos e gestores de clínicas e consultórios. Manter as finanças organizadas, planejar todas as operações diárias da clínica, atrair e fidelizar clientes têm sido um trabalho multifacetado e atravessado por desafios que exigem ações estratégicas e auxílio de ferramentas para otimizar a rotina.

Principais dificuldades financeiras enfrentadas por clínicas brasileiras

O segmento de clínicas médicas está em constante crescimento no Brasil, muito pelo fato de a saúde ser um bem de primeira necessidade, mas principalmente por demandas cada vez mais variadas de procedimentos, que acompanham a evolução das tecnologias e das formas de atendimento. Atualmente, são 291.362 clínicas privadas registradas nos seguintes CNAEs (Classificação Nacional de Atividades Econômicas):

8630-5/01: Atividade Ambulatorial com recursos para realização de procedimentos cirúrgicos;

8630-5/01: Atividade médica ambulatorial com recursos para a realização de exames complementares;

8630-5/01: Atividade médica ambulatorial restrita a consultas como atividade principal.

A partir de tais classificações, é importante destacar que a atividade está presente em 100% dos municípios brasileiros. São Paulo é o estado que mais possui clínicas (80.255), seguido por Minas Gerais (30.412) e Rio de Janeiro (26.979). As microempresas dominam o espectro de clínicas brasileiras, sendo 64,09% do total, enquanto empresas de pequeno porte representam 17,06% e médias e grandes empresas somam 16,8%. 

A taxa de mortalidade das clínicas é de 12,36% ao ano. Apesar do grande volume de empreendimentos, o setor não pode ser considerado estabelecido, já que a maturidade, índice que considera empresas estabelecidas com 3,5 anos ou mais, é de 58,99%, o que corresponde a 154.741 clínicas. Já 37% das clínicas (105.870) possuem entre 1 e 3 anos, e outros 3,1% (8790) são empresas nascentes, com menos de 1 ano de atividade.

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Segundo o Relatório Focus, a recuperação gradual da economia brasileira traz impactos positivos para o setor de saúde privado. Clínicas se valem das demandas cada vez mais específicas e são impulsionadas pelo envelhecimento da população e crescimento da classe média. Apesar disso, encontram um sistema tributário complexo e pesado para os serviços na área de saúde.

Alguns fatores se destacam como desafios comuns para a gestão financeira de clínicas médicas, impactando sua operação e sustentabilidade:

Custos operacionais elevados: o funcionamento de uma clínica passa pelo pagamento de salários e benefícios de profissionais especializados (médicos, enfermeiros, administradores). Além disso, há custos com equipamentos médicos, que normalmente são caros e que devem passar por manutenções periódicas ou substituição quando acontecem inovações na área.

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Tributação e Burocracia

O sistema tributário brasileiro passou por reforma importante recentemente, mas ainda é bastante complexo e pode ser cruel para muitas clínicas. Impostos como o ISS (Imposto sobre Serviços), ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e PIS/COFINS (Programas de Integração Social e de Formação do Patrimônio do Servidor Público) tornam elevada a carga tributária, fazendo com que muitas empresas atravessem problemas fiscais. Além da tributação, há esforços de tempo e recursos para atendimento às regulamentações sanitárias e todas as exigências legais referentes ao segmento.

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Gestão financeira

Muitas clínicas brasileiras não realizam planejamento financeiro e orçamentário adequado ao negócio. Não ter um controle dos fluxos de caixa ou usar recursos de forma não estratégica pode trazer problemas de faturamento para a clínica. Outro ponto que merece atenção é a inadimplência, tanto por parte dos pacientes, quanto por dificuldades no faturamento de serviços prestados por meio de convênios e seguradoras.

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Investimentos e crédito

Taxas de juros elevadas e a exigência de garantias podem representar um obstáculo para que clínicas consigam recursos para investimentos, o que contribui para a expansão ou melhoria do negócio.

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Concorrência

O volume de clínicas, sobretudo privadas, demanda investimentos contínuos em marketing para atrair e fidelizar clientes, além de custos para a garantia da qualidade ao longo de toda a jornada do paciente. Um dos grandes desafios nesse sentido é conseguir equilibrar a qualidade do atendimento com a eficiência operacional. Só dessa forma o negócio se torna viável e sustentável.

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Carga tributária aplicada a serviços de saúde

Clínicas médicas podem se enquadrar em três regimes tributários distintos: o Simples Nacional, o Lucro Real e o Lucro Presumido. A carga tributária pode variar de 6% a 30,5%. Quando o faturamento é abaixo de R$4,8 milhões, as clínicas podem utilizar o Simples Nacional, que faz a arrecadação através do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), com recursos distribuídos para União, Estados e Municípios. A carga tributária está normalmente entre 14% e 15%.

No regime de Lucro Presumido, empresas médicas têm carga tributária variando entre 13,33% e 16,33%, com faturamento anual de até R$78 milhões. Neste regime, o recolhimento utiliza várias guias, incluindo PIS, COFINS, CSLL, IRPJ, destinados à União, e ISS, que varia conforme o município onde acontece a prestação de serviços. 

O Lucro real, obrigatório para empresas que faturam anualmente mais de R$78 milhões, promove o cálculo de tributos por confronto, incidindo o IRPJ e CSLL sobre o lucro líquido. No regime, cada imposto se utiliza de uma guia específica e é fundamental atentar para obrigações acessórias, como Sped Contábil, LALUR, Inventário e ECF.

Segundo a Lei 9249/1995, clínicas que optam pelo regime do Lucro Presumido ficam sujeitas à tributação do Imposto de Renda (IFPJ) e da Contribuição Social (CSLL), com base de cálculo de 32% sobre a receita bruta do trimestre. É desconhecido por muitos gestores que estabelecimentos com esse perfil podem se enquadrar em atividades equiparadas aos hospitais, considerando as práticas relacionadas à saúde. Com isso, há uma oportunidade de redução de impostos na clínica ou consultório. A alíquota do IRPJ cai de 32% para 8%, já a da CSLL cai de 32% para 12%, representando uma grande economia para o negócio.

Para a realizar a equiparação hospitalar, é indispensável que as clínicas médicas contem com o suporte de especialistas na área de contabilidade médica. Por ser uma operação burocrática, com detalhes técnicos determinantes para o seu sucesso, o conhecimento mais aprofundado faz toda a diferença.

Outra condição essencial para quem busca a equiparação hospitalar é entender a situação fiscal em que a clínica se encontra. O Amigo oferece um diagnóstico tributário totalmente personalizado e gratuito. A ferramenta, que utiliza consultores com experiência em contabilidade médica, é o primeiro passo para conquistar um alinhamento fiscal que possibilite a equiparação. Solicite um diagnóstico tributário e transforme a situação fiscal de sua clínica para melhor.

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A revolução da tecnologia digital está presente no dia a dia em todas as frentes. Das mudanças comportamentais ao novo contexto de carreiras profissionais, nada escapa ao processo de digitalização, que costuma trazer velocidade ao fluxo de informações e acesso fácil por meio de variados dispositivos em conexão.

Para facilitar a compreensão de como o cenário corporativo vem sendo impactado pela revolução digital, alguns pensadores criaram o conceito de Mundo VUCA, relacionado aos imprevistos e à rapidez com que as mudanças acontecem nos mercados. 

Traduzido para o português, o termo VUCA é um acrônimo que designa:

V - Volatility (volatilidade)

U - Uncertainty (incerteza)

C - Complexity (complexidade)

A - Ambiguity (ambiguidade)

A volatilidade refere-se às constantes e rápidas mudanças no mercado, que exigem das empresas atitudes ágeis, já que as práticas se tornam obsoletas com maior velocidade. O conceito de incerteza está relacionado à volatilidade, já que com mudanças a todo momento, tudo é mais imprevisível. A complexidade considera a quantidade de fatores envolvidos na análise de um contexto, como questões culturais, locais, globais, financeiras ou tecnológicas. Por fim, a ambiguidade é fruto de todos os conceitos acima, observando que a quantidade de variáveis somada à dificuldade de compreensão, pode fazer com que mais de uma visão seja possível sobre os mesmos fenômenos.

O termo transformação digital designa o processo de utilização de ferramentas digitais para resolver problemas tradicionais, como queda no desempenho, produtividade e eficácia, e também, para aumentar as possibilidades de serviço, entregando novas funções e experiências aos clientes. 

A transformação digital, naturalmente, impacta diretamente a área da saúde. A era da saúde digital, muitas vezes chamada de “e-health”, é baseada na convergência de diversas tecnologias que utilizam as formas digitais para melhorar a área em diversos aspectos, como o atendimento médico, tratamentos inovadores, gestão de negócios em saúde e, sobretudo, experiência do paciente aprimorada.

O ambiente digital consolida cada vez mais uma medicina ligada à internet, que se vale de tecnologias avançadas da informação, ferramentas wireless, robótica, inteligência artificial, realidade virtual, modelagem 3D e interoperabilidade de dados. É comum observar tais facilidades nos mais variados serviços prestados cotidianamente, como teleconsultas, diagnósticos detalhados, prontuários eletrônicos, agendamentos e monitoramento a distância.

Ao olhar para usos não tão comuns, mas já importantes para a área, pode-se encontrar a impressão 3D e a realidade aumentada auxiliando cirurgiões na organização de um procedimento cirúrgico. Dispositivos vestíveis (wearables), como smartwatches, ou tecnologias implantáveis (insideables), também podem ajudar a monitorar indicadores fisiológicos e bioquímicos, prevenindo agravamento de quadros problemáticos. Além disso, a utilização de IA’s está a serviço da prevenção de doenças, construção de diagnósticos mais precisos e análise de grandes volumes de dados para auxiliar na tomada de decisão. 

De forma geral, a tecnologia está diretamente relacionada ao desenvolvimento da saúde e é capaz de revolucionar não somente tratamentos, mas também a relação entre médicos e pacientes. Além de permitir uma infinidade de benefícios para a rotina e gestão médica, as novas tecnologias promovem a melhoria da experiência do paciente, permitindo que sua perspectiva seja observada e priorizada nas decisões tomadas em clínicas e consultórios.

As estruturas do setor de saúde estão cada vez mais voltadas para garantir a satisfação e as expectativas dos pacientes. Os termos “Saúde 5.0” e “Paciente 5.0” abordam a transformação da área, que agora contempla muito mais do que procedimentos médicos, incorporando a experiência do paciente como peça chave para os resultados dos negócios. O conceito não sugere nada que soe futurista, é uma realidade vigente, que demanda de médicos e demais profissionais de saúde novas habilidades de gestão e atendimento.

Transformação Digital: 5 domínios em mutação

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Ao traçar uma análise geral sobre as mudanças em processo a partir da tecnologia digital, é possível evidenciar a rapidez com que a informação transita, fazendo com que o volume de informações seja sempre maior. Tal intensidade torna as pessoas mais distraídas e exigentes. Além disso, as facilidades trazidas por produtos e serviços automatizados oferecem uma comodidade antes jamais imaginada, fazendo com que empresas se vejam forçadas a suprir demandas complexas de seus clientes.

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Segundo o livro "Transformação Digital: repensando o seu negócio para a Era Digital", de David L. Rogers, há cinco domínios estratégicos em mutação contínua que merecem atenção, principalmente, por parte de quem atua no mundo corporativo. A partir de uma leitura contextual sobre clientes, competição, dados, inovação e valor, é possível extrair princípios gerais que auxiliam o posicionamento e as estratégias de empresas com foco no sucesso do negócio. Na sequência, cabe pontuar as principais mudanças envolvendo os domínios citados:

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Cliente

Clientes do cenário contemporâneo dispensam a passividade enquanto comportamento. Cada vez mais os usuários finais das soluções se conectam e interagem com a marca, além de se influenciarem reciprocamente, ajudando a pavimentar a reputação das empresas. A presença de ferramentas digitais muda a maneira como clientes descobrem, avaliam, compram, usam produtos, compartilham suas impressões e se conectam. Não à toa, olhar e valorizar os clientes é cada vez mais importante.

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Competição

Normalmente, competição e cooperação são vistos como fundamentos opostos, já que empresas cooperavam com parceiros de sua cadeia de fornecimento e competiam com marcas que ofereciam produtos similares. Agora, é possível, por exemplo, que uma empresa tenha concorrentes assimétricos, empresas que oferecem valores concorrentes, mesmo não atuando no mesmo segmento. É comum também que empresas tradicionalmente rivais cooperem devido a seus modelos de negócio interdependentes.

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Dados

Até um tempo atrás, dados eram provenientes de pesquisas e pastas físicas armazenadas em armários. Com as mídias sociais, dispositivos portáteis e canais de comunicação das empresas, há a possibilidade de se acessar um volume grande de dados não estruturados, que podem ser agrupados, processados e transformados em ferramentas de auxílio às decisões estratégicas. Hoje, os dados são fundamentais para todos os setores de uma empresa, pilares de sua organização e posicionamento.

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Inovação

Tradicionalmente, a inovação estava relacionada aos produtos acabados. Como testes de mercado eram difíceis, as decisões sobre inovação se baseavam em intuição e experiência dos decisores. Atualmente, nas empresas que utilizam conceitos avançados de tecnologia, a inovação se baseia no aprendizado contínuo, produtos são construídos mediante repetições sucessivas, dentro de processos pré-estabelecidos que reduzem custo financeiro e melhoram o aprendizado organizacional sobre o produto e sobre a empresa. 

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Valor

Habitualmente, negócios de sucesso são os que carregam propostas de valor claras, buscando se diferenciar no mercado por preço, marca, melhor serviço, etc. A transformação da era digital impõe às empresas que seus valores não sejam imutáveis e que possam evoluir constantemente a partir das tecnologias, ampliando a proposta de valor aos clientes.

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Paciente 5.0

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Mudanças de comportamento não ocorrem do dia para a noite. São processos lentos e silenciosos que se instauram timidamente até se tornarem comuns. Seus efeitos se alastram pela vida social, política, econômica e cultural. Normalmente, acontecem de acordo com as mudanças tecnológicas do momento.

Em decorrência da era digital, é possível observar movimentos políticos surgindo em redes sociais digitais, discussões de interesse vivaz em setores regulados, novos modelos de negócio, além da comunicação interpessoal cada vez mais em tempo real. Em termos comportamentais, é possível perceber três grandes padrões sendo instaurados de modo  contínuo.

O primeiro se refere à busca pela hipererficiência. Um bom exemplo é a crescente busca por aplicativos que calculam trajetos urbanos, justamente porque em cada ação cotidiana, as pessoas buscam decisões com maior segurança e assertividade. Em relação à área de saúde, clientes demandam interfaces intuitivas, amigáveis, que permitam filtrar dados e acessar informações com velocidade para a saúde pessoal ou da população.

Um segundo padrão observado aponta para a maior conexão entre pessoas. É comum perceber a criação de grupos de colaboração e assistência virtual relacionados à saúde, assim como as pessoas se organizam para trocar informações sobre produtos de entretenimento, como um filme, ou série. Um terceiro padrão está relacionado à busca pela personalização no digital. Do mesmo modo que usuários querem ter uma experiência única numa transação de e-commerce, também demandam a personalização dos serviços de saúde.

Após a apresentação de todo esse contexto de modificações, torna-se mais fácil perceber o quanto a relação entre médicos e pacientes foi afetada. A tecnologia digital possibilita a transformação de procedimentos que vão do agendamento ao tratamento de doenças, passando pelo contato,  acompanhamento mais constante e pelo bom relacionamento com os pacientes. Nesse sentido, estratégias de Marketing e Comunicação são incorporadas pela gestão médica, tornando os atendimentos mais humanizados, claros e ágeis.

O conceito de Paciente 5.0, exposto por Marcelo Casado, CGO da Amigo Tech, define o novo perfil de paciente como informado, perspicaz e exigente na gestão de sua saúde. A expressão se refere à evolução do papel do paciente no contexto digital, agora com acesso à informação de forma ágil e constante e com mudanças profundas na forma de se comportar e interagir.

O Paciente 5.0 é hiperconectado à informação, [????]. A perspicácia garante a avaliação contínua das opções de saúde, fundamentando escolhas em resultados e qualidade observada. Tudo isso converge para a exigência do novo paciente, que espera alta qualidade de atendimento, personalização e inovação nos cuidados.

Autonomia e engajamento são dois comportamentos cada vez mais comuns nos pacientes desse novo cenário, com acesso a uma abundância de informações sobre doenças, tratamento, estilos de vida saudável por meio de páginas na internet ou aplicativos de saúde. Tal conhecimento torna suas decisões mais bem empoderadas e fundamentadas.

Com o novo consumidor consciente e atualizado, quem presta serviços na área de saúde precisa promover experiências positivas, humanas e personalizadas ao longo da jornada de seus pacientes.

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A transformação do paciente em consumidor

Durante muito tempo da história, prestadores de saúde não enxergavam pacientes como consumidores. O foco dos profissionais era somente o tratamento médico e pouco valor se dava à experiência do usuário. Com a evolução do mercado, e todas as transformações observadas na tecnologia e comportamento, é essencial reconhecer o paciente como consumidor. Estudos da Harvard Business Review mostram que clínicas que dão prioridade a experiências centradas no paciente têm desempenhos melhores no mercado.

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Dentre os fatores que mais impactam a experiência do paciente, facilitando o engajamento e fidelização, é possível destacar:

• Cuidado contínuo conectado: pacientes esperam acompanhamento integrado, com acesso fácil a todos os seus dados em uma única plataforma.

• Uso de tecnologia: A inovação tecnológica em diagnósticos e tratamentos transmite a ideia de compromisso com qualidade e eficácia dos cuidados.

• Experiência integrada: a satisfação do paciente é resultado de todo o processo, das facilidades de acesso aos procedimentos até o acolhimento de necessidades emocionais. Tudo importa para a experiência total. 

• Comunicação personalizada: A proposta de valor transmitida de forma segura e o atendimento personalizado promovem a sensação de exclusividade e compreensão, tornando o paciente um fã da marca.

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A adaptação ao paciente 5.0 demanda mudança de abordagem e oferta de serviços. Para tanto, é indispensável o entendimento e incorporação das inovações de tecnologia e valores. Além disso, aplicativos de saúde, sites, dispositivos vestíveis e outros tantos recursos ajudam na rotina de monitoramento remoto da saúde e no autogerenciamento dos pacientes.

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Ao considerar a lógica do atendimento centrado no paciente, os negócios na área de saúde devem contar com:

• Proposta de valor centrada no paciente - cuidado contínuo e abrangente;

• Processos ágeis e personalizados - simplicidade e conexão entre as etapas;

• Tecnologia de última geração - inovação para conectar pessoas, processos e jornadas;

• Pessoas capacitadas e comprometidas - equipes treinadas e engajadas com as demandas dos pacientes. 

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Cabe aos profissionais de saúde o aprimoramento de suas abordagens, que devem prezar pela otimização de demandas, em sincronia com a evolução dos espaços de clínicas e consultórios, cada vez mais equipados e pensados para uma boa experiência do paciente em todas as fases de sua jornada. Vale também destacar a importância da humanização em qualquer momento e procedimento da relação médico-paciente.

Assim, haverá conformidade com o contexto de saúde atual e melhor preparação para os próximos cenários. Afinal, a tecnologia não para de evoluir, e o comportamento humano muito menos.

Na era da informação, os resultados de uma gestão estão cada vez mais relacionados ao acesso rápido aos dados que estão espalhados entre setores e dispositivos. Quanto mais ágil é esse processo, mais tempo disponível para avaliação e decisão estratégica.

Para a realização de uma boa gestão financeira em clínicas médicas, é fundamental, então, coletar dados e transformá-los em informações úteis a serem utilizadas para planejar estrategicamente, a longo prazo, ou tomar decisões mais imediatas.

Uma das áreas que mais se relaciona com as atividades de gestão financeira é a contabilidade. Qualquer empresa, seja qual for o setor, precisa de uma contabilidade eficiente para se desenvolver. No caso de serviços do setor de saúde, a contabilidade possui uma série de particularidades fiscais, legislações e normas que precisam ser seguidas para não acarretar prejuízo financeiro para o negócio.

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Quais os principais desafios da contabilidade para clínicas médicas?

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Ao observar a especificidade do segmento de saúde, cabe destacar, de antemão, que os desafios podem ser superados com mais facilidade, se a clínica contar com o suporte de profissionais de contabilidade especializados na área. Dentre os desafios mais comuns para a área, é válido destacar:

• Gestão de impostos: identificação e aplicação das leis tributárias específicas para a área.

• Faturamento de serviços: execução do faturamento de serviços médicos, considerando sua complexidade e variedade de procedimentos.

• Folha de pagamento: gestão do pagamento de médicos e demais profissionais da clínica, conforme a forma de contratação de cada um.

• Adequação às leis e normas: atualização sobre o que acontece na área, do ponto de vista legal para não prejudicar as finanças e a imagem da clínica.

• Planejamento financeiro: elaboração de um planejamento sólido, fundamentado, com um capital de giro definido e um fluxo de caixa eficiente, constantemente atualizado.

Benefícios da integração da contabilidade ao financeiro

Integrar a contabilidade ao financeiro de uma clínica ou consultório pode trazer vários benefícios para o negócio, tanto operacionais, porque as informações levam a ações que impactam na rotina de trabalho da clínica, quanto estratégicos, já que as informações podem servir para um planejamento mais elaborado e distribuído ao longo do tempo.

Alguns dos benefícios mais comuns são:

Visão completa da saúde financeira

Com os dados financeiros e contábeis integrados, é possível tomar decisões de forma facilitada, além da geração de relatórios aprofundados, com demonstração de resultados, impostos e fluxo de caixa.

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Melhoria no Planejamento e Controle Financeiro

O acesso rápido aos dados possibilita a construção e monitoramento de orçamentos, com a possibilidade de ajuste em tempo real. Assim, há um maior controle dos custos para melhorar a eficiência orçamentária.

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Automatização de Processos

Com os processos automatizados, há uma menor chance de erros manuais nos lançamentos de transações. Também, há o aumento da eficiência operacional, já que a automatização diminui o tempo gasto por profissionais em tarefas básicas, liberando-os para atividades mais estratégicas.

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Conformidade Legal e Fiscal

A integração garante que as obrigações fiscais e contábeis sejam cumpridas dentro dos prazos determinados, sem acarretar prejuízos, como penalidades e multas. Normalmente uma solução integrada também promove atualização automática de legislação fiscal e contábil, o que facilita bastante nos períodos de mudanças de normas.

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Segurança e Acessibilidade das Informações 

Soluções integradas devem oferecer um robusto sistema de segurança conforme as LGPD* e demais* normas de proteção de dados. Com os dados armazenados e protegidos, é possível consultá-los com maior facilidade em tempo real para o controle e tomada de decisões.

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Personalização e Monitoramento

Para atender às demandas específicas de cada clínica, com seus procedimentos e modelo operacional, a integração pode ser feita de forma personalizada. Dentro dessa lógica de personalização, é possível definir indicadores de desempenho para serem utilizados e monitorados constantemente, o que possibilita o crescimento contínuo da clínica.

Além dos benefícios apresentados ao financeiro, de modo geral a integração com a contabilidade oferece à clínica médica uma significativa vantagem competitiva no segmento. Auxilia também a cooperação entre setores, já que com as informações mais centralizadas, as equipes podem atuar de forma mais coordenada, unindo objetivos e solidificando uma cultura organizacional mais colaborativa.

O futuro irá demandar negócios ágeis e adaptáveis aos diversos contextos econômicos. Isso exige ainda mais integração entre as áreas de finanças e contabilidade, que oferecem base para o desenvolvimento das empresas com sustentabilidade a longo prazo. 

Para promover uma integração segura é fundamental contar com soluções consolidadas, com experiência em clínicas médicas, considerando suas especificidades operacionais, fiscais e econômicas. 

Sua clínica já começou a investir em integração para uma gestão mais eficiente?